Intern Insights épisode 8 : Responsable communication et relations presse chez Montpellier Beach Volley

Aujourd’hui sportlight sur : Anne, qui partage ses expériences en tant que responsable communication et relations presse chez Montpellier Beach Volley.

L’événement

Le suitétudes Beach Masters est un événement ludico-sportif. L’événement est un tournoi de beach volley étudiant. La tournée Suitétudes Beach Masters se déplace dans six villes en France pour proposer un événement totalement gratuit autour du sport et du fun.

Pour cette 5 ème édition, les villes étapes étaient : Marseille, Montpellier, Toulouse, Bordeaux, La Rochelle et La Baule. Les événements sont ouverts à tout les étudiants, ils doivent créer des équipes entre 4 et 6 personnes. Le tournoi se joue en 4×4 mixte, le maître mot est amusement.

La politique de l’événement ne souhaite pas être que compétitive, nous souhaitons que l’événement soit ouvert à tous les niveau de jeux.

Dans chaque ville nous avons des ambassadeurs étudiants, faisant partie de BDE ou de club de volley-ball pour pouvoir communiquer sur l’événement au réseau étudiant de la ville.

L’événement se déroule en deux étapes, une première étape de repérage puis une seconde avec l’événement concret.

La première étape est faite pour repérer les lieux de l’événement mais aussi pour faire la promotion auprès de notre cible. Nous allons concrètement dans chaque ville étape pour communiquer sur l’événement en offrant des goodies et en proposant de s’inscrire au tournoi. Pendant ces repérages nous en profitons pour faire une réunion avec les partenaires présents sur places ainsi que les ambassadeurs de chaque ville.

La seconde étape est la réalisation de l’événement, nous arrivons dans la ville étape toujours la veille, puis nous installons le dispositif le matin même de l’événement. A la suite du tournoi, les étudiants sont conviés à continuer dans un after-beach mis en place en amont dans un bar partenaire.

L’équipe

Nous sommes 5 personnes dans l’équipe technique. Chaque personne a ses tâches respectives (partenariat, communication, administration…), puis 2 professionnelles de la photo et de la vidéo @Agency ainsi qu’un DJ résident Fun Radio @MaveMusic qui sont avec nous tout au long de la tournée.

Les partenaires

L’association du Montpellier Beach Volley, ainsi que l’événement Suitétudes Beach Masters sont financés principalement par des partenaires privés.

L’entreprise Suitétudes (logement étudiant) est le partenaire financier principale de la tournée étudiante. Ils sont de plus le naming de l’événement. D’autres partenaires financiers comme La Banque Populaire, EkiOz, Education First… sont présents lors des événements en proposant des animations aux participants.

Pour la réalisation et le bon fonctionnement des événements, nous avons aussi des partenaires publiques avec les villes, les Crous…

Mes missions

Mes missions ont évolué au cours de l’événement. L’événementiel est un secteur instable et changeant, j’ai dû m’adapter à la demande imprévue.

Avant l’événement, j’avais comme mission de créer une forte image et une notoriété envers les différentes presses locales des villes étapes. Pour cela j’ai réalisé un dossier de presse avec des informations importantes de la tournée. Le but de cette mission était de faire venir les journalistes le jour J, pour avoir un article dans le journal.

En parallèle, j’ai été en charge de réaliser des newsletters envers les partenaires privés et publics ainsi que les participants et les ambassadeurs de chaque ville.

J’ai aussi réalisé des articles pour nos partenaires que nous avons relayés sur notre site internet et nos réseaux sociaux.

Enfin, j’ai été en charge pendant la durée de mon stage de mettre à jour le site internet.

Pendant les événements, j’ai été chargé de communiquer sur les réseaux- sociaux (Instagram, Facebook, Snapchat, Twitter) avec des live, des story et des photos. Ainsi que de réaliser un concours photo avec les participants.

Durant l’événement les tâches de chacun sont précises mais j’ai été amené à aider l’ensemble de l’équipe (prendre des photos, installer les terrais, accueil des partenaires…).

Après les événements, la mission principale était de faire les retours partenaires, j’ai réalisé des dossiers dédiés à chaque partenaires. Le contenu était différent en fonction des attentes des partenaires.

Pendant toute la durée des événements je me suis occupée des réseaux sociaux pour qu’il y ait toujours un flux sur nos réseaux et notre site internet, ainsi que pour tenir informés les partenaires, les participants, les ambassadeurs j’ai réalisé tout au long des newsletters ciblées en fonction des cibles et du message souhaité.

Pour faire un retour sur mon stage, je n’avais jamais participé à la réalisation d’un événement, je suis très satisfaite de l’avoir fait. C’est une véritable expérience humaine, qui permet de prendre des décisions ainsi que d’avoir des responsabilités. Durant les événements, l’adrénaline et la fatigue se mélangent, l’entente de l’équipe staff est primordiale et permet de réussir son événement.