INTERN INSIGHT: ASSISTANTE COMMERCIALE CHEZ OC SPORT

Aujourd’hui nous partons en Suisse, a la découverte de l’événementiel sportif. Découvrez ce qui se cache derrière les événements de course à pieds et de triathlon à Genève. Je vous raconte mon quotidien en tant qu’assistante commerciale chez OC SPORT.

OC SPORT, ORGANISATEUR D’ÉVÉNEMENTS INTERNATIONAUX

“Offshore Challenges” a été créé à l’origine par Ellen McArthur et Mark Turner pour gérer les projets de voile d’Ellen, en 1998. Ils acquièrent vite les droits de la course The Transat, et créent les Extreme Sailing Series.

“ThirdPole” est créé en 2008 en Suisse et se spécialise dans la course à pieds, le cyclisme et le biathlon. ThirdPole fusionne avec Offshore Challenges en 2010 pour devenir OC SPORT.

OC GROUP se divise désormais en trois pôles sportifs. En France, l’équipe est spécialisée dans la voile avec notamment l’organisation de la Route du Rhum en 2018. En Suisse, une équipe travaille essentiellement sur la course à pieds avec, entre autre l’organisation du Harmony Genève Marathon for Unicef, et l’autre partie de l’équipe sur le cyclisme avec la Haute Route.

MASS EVENTS, ENTRE COURSE À PIEDS ET TRIATHLON

Dans le bureau des Mass Events, il y a cinq équipes qui travaillent main dans la main pour produire et organiser des événements de A à Z. Entre la logistique, la relation participant, la communication, les bénévoles, et les commerciaux, une quinzaine de personnes travaillent sur l’organisation de quatre événements pour l’année 2019:

Le Harmony Geneve Marathon for Unicef , qui a eu lieu en mai et a rassemblé plus de 18’300 participants
le La Tour Geneve Triathlon
les 20KM de Genève by Genève Aéroport
et le petit nouveau de cette année: la Run Mate

MON RÔLE D’ASSISTANTE COMMERCIALE

Afin de pouvoir organiser un événement, une chose essentielle dont nous avons besoin: du soutien financier ou matériel, pour ne pas dire de l’argent. C’est auprès des partenaires et des sponsors que nous le trouvons. Nous travaillons en binôme et nous répartissons les différentes missions liées à la partie commerciale. Notre objectifs étant de vendre nos événements et de négocier des accords avec des entreprises pour que les deux parties y trouvent leur intérêt.

En amont des événements

Outre la prospection constante pour trouver de nouveaux partenaires, nos principales missions se divisent en trois tableaux:

les relations avec les partenaires actuels
le village exposant
les offres entreprises

Il est essentiel d’entretenir un lien de confiance avec nos partenaires et de respecter les termes du contrat en matière de visibilité. Cet aspect me permet d’être en relation avec l’équipe de communication puisque je fais l’intermédiaire entre elle et les partenaires. Ces derniers m’envoient leurs contenus logos, textes et visuels et je veille à ce que tout soit bien pris en compte à la communication. Cela passe par des posts Facebook, Newsletters, banderoles pour les lignes de départ/arrivée, spots vidéo pour les écrans géants…

Je m’occupe de trouver les stands pour nos villages exposants, ainsi que les Foodtrucks. Que serait un événement sportif sans un beau village exposant ou déambuler après avoir récupéré son dossards?

Enfin sur le Marathon et les 20KM, nous offrons un service spécial pour les entreprises qui souhaitent inscrire leurs collaborateurs à une course et promouvoir le “team building”. Cette offre entreprise comprend des buffets, des massages et des espaces privatisés pour les collaborateurs. Cet aspect me permet d’être en contact avec l’équipe de la relation participant, et surtout de nombreux prestataires.

Sur les événements

C’est le jour J, le moment ou l’on découvre tout le travail qui a ete realise pour en arriver la. A ce moment précis, il faut vérifier que tout se déroule selon le plan et que rien ne soit oublié. Notre objectif est que nos partenaires soient satisfaits de leur expérience sur notre événement et surtout de leur visibilité. La gestion des arches, banderoles, oriflammes et stands des partenaires se fait en coopération avec l’équipe logistique qui gère les stocks et les plans.

Entre l’accueil des exposants, la gestion de leur installation sur site et le soutien à apporter tout au long de l’événement, il faut aussi veiller sur les prestataires de l’offre entreprise et vérifier que tout soit en place pour l’arrivée des premiers coureurs bénéficiant de ce service.

Apres les événements

Après les événements, il est temps de debriefer. On enchaîne les rendez-vous chez les partenaires pour revenir sur l’événement, apporter des critiques et faire des propositions pour les prochaines éditions. Je me plonge donc dans les photos, a la recherche du moindre logo de nos partenaires et je répertorie tous les supports sur lesquels ils ont été visibles, ainsi que les statistiques.

Mais ce n’est pas le moment de se relâcher car le prochain événement arrive vite et il faut continuer a tout preparer pour que tout se passe comme le premier: c’est à dire au top (ou presque)!

Mais rien de tel que de venir sur ces événements pour vraiment se rendre compte de tout ce travail passionnant, fait par des passionnés!

Rendez-vous les 13 & 14 Juillet pour le La Tour Geneve Triathlon, les 28 & 29 Septembre pour la Run Mate, et enfin le 3 Novembre pour les 20KM de Geneve by Geneve Aéroport.

Chloé Monnier